KEV Temsilcilik Yönetmeliği

Bu yönetmelik, Kepirtepeliler Eğitim Vakfı’nın temsilcilik görevlerini düzenlemek amacıyla hazırlanmış; 17 Haziran 2018 tarihindeki genel kurul toplantısında kabul edilerek yürürlüğe girmiştir.

Tanım ve Kapsam

Temsilcilik, vakıf faaliyetlerinin yürütülebilmesi için vakfa bağlı olarak açılan, tüzel kişiliği ve bünyesinde organları bulunmayan alt birimdir. Kepirtepeliler Eğitim Vakfı temsilcisine “KEV Temsilcisi” şeklinde hitap edilir.

Temsilcilik görevi alan yöneticilerin, Kanunun 9’uncu maddesinde belirtilen suçlardan mahkûm olmaması zorunludur. Türkiye’de yerleşik bulunmayanlar da temsilci olabilir. Aynı kişi birden fazla bölgenin temsilcisi olamaz, ama bir kişi aynı anda hem bölge hem dönem temsilcisi olabilir.

Hukuki Dayanak

Vakıf temsilciliği, 5737 sayılı Vakıflar Kanunu’nun 5. maddesindeki “Vakıflar, vakıf senetlerinde yazılı amaçlarını gerçekleştirmek üzere Genel Müdürlüğe beyanda bulunmak şartıyla şube ve temsilcilik açabilirler” hükmüne ve KEV vakıf senedinin 13. maddesindeki “Vakfın merkezi Lüleburgaz’dır. Vakıf Genel Kurulu’nun kararı ile Türkiye dahilinde ve haricinde şube ve bürolar açılabilir, temsilcilik verilebilir” hükmüne dayanmaktadır.

Vakıf Temsilciliği, KEV Bölge Temsilcisi ya da KEV Dönem Temsilcisi olmak üzere iki farklı şekilde verilebilir. Her iki görev de vakıf yönetim kurulu tarafından genel kurula sunulan teklifin oylanarak oy çokluğu ile kabul edilmesi şeklinde ya da genel kurulun yetkilendirmesi ile doğrudan yönetim kurulu tarafından verilir. Yönetim kurululun teklifi dışında temsilci olmak için websitesinden form doldurmak, yönetim kuruluna yazılı olarak sunmak ya da genel kurulda sözlü olarak beyan etmek gerekir. Aynı kişi birden fazla bölgenin temsilcisi olamaz, ama bir kişi aynı anda hem bölge hem dönem temsilcisi olabilir. KEV Temsilcisi olmak için KEV vakıf üyesi olma şartı aranmaz.

Dönem temsilciliği görevi, ilgili yetkili organın kararının temsilciye yönetim kurulu tarafından yazılı olarak bildirilmesi ile başlar. Bölge temsilciliği görevi ise, ilgili yetkili organın kararını müteakip 30 gün içinde Vakıflar Yönetmeliği Ek-1’deki “Vakıf Şube/Temsilcilik Açılış/Kapanış Beyannamesi”nin Edirne Vakıflar Bölge Müdürlüğü’ne hem Vakıf Bilgi Yönetim Sistemi (VBYS) üzerinden gönderilmesi, hem de çıktısı alınarak ıslak imzalı bir şekilde teslim edilmesi ile başlar.

Bölge ve dönem temsilciliği görevinin süresi bir sonraki seçimli genel kurula kadardır. Temsilcilik görevi mükerrer olarak yapılabilir ve görev süresi genel kurul tarafından uzatılabilir. Bu bildirim, genel kurul kararının ardından en geç 1 ay içinde yapılmalı, her temsilcilik açılışı için ayrı bir form doldurulmalı, açılan temsilciliğe ait yetkili organ karar fotokopisi bildirime eklenmelidir.

Genel Çalışma Usulleri

Temsilcilikler, faaliyetlerini vakıf adına yürütürler ve bulundukları yerde vakfı temsil ederler.

Temsilciliklerin çalışma usul ve esasları vakıf merkezince düzenlenir.

Temsilcilikler; vakfın amacına katkı sağlamak üzere vakıf senedine ve mevzuata uygun faaliyette bulunurlar ve Vakıflar Genel Müdürlüğü ile yazışmalarını vakıf merkezleri aracılığıyla yaparlar.

Bölge Temsilcisi Görevleri

• KEV genel kurul toplantısına ve çağrıldığı yönetim kurulu toplantılarına katılmak ve yönetim kuruluna rapor vermek, görüş sunmak;
• Vakıf merkezi dışındaki il veya ilçe merkezlerinde ve özellikle temsilcilik bölgesinde yaşayan Kepirtepeliler ile KEV arasında iletişim kurmak, güncel iletişim bilgilerini paylaşmak;
• Temsilcilik bölgesinde yaşayan, Kepirtepe’de okuyan, çalışan, Kepirtepe’den mezun olmuş ya da olmamış tüm Kepirtepelilerin kişisel bilgilerini ve güncel iletişim bilgilerini KVKK ve KEV Gizlilik Politikası’na uygun şekilde temin ederek vakıf yönetimine iletmek;
• Temsilcilik bölgesindeki yerel ve mülki idare ile KEV arasında iletişim kurmak, makamları ziyaret etmek, makamlarca gerçekleştirilen toplantı ve etkinliklere KEV adına katılmak;
• KEV basılı, görsel ve çevrimiçi yayınlarının temsilcilik bölgesindeki Kepirtepelilere ve ilgililere yaygınlaştırılmasını sağlamak;
• Kepirtepeliler Günü ve diğer etkinlik ve toplantılara katılım sağlamak üzere temsilcilik bölgesindeki Kepirtepelilerin katılımını teşvik etmek;
• Yılda iki defa, Şubat ve Temmuz aylarında yazılı faaliyet raporunu yönetim kuruluna sunmak;
• KEV yönetim kurulu tarafından verilen görevleri yerine getirmek;
• Kepirtepe değerlerini yaşamak ve yaşatmak.

Dönem Temsilcisi Görevleri

• KEV genel kurul toplantısına ve çağrıldığı yönetim kurulu toplantılarına katılmak ve yönetim kuruluna rapor vermek, görüş sunmak;
• Temsilcilik ettiği dönemden Kepirtepeliler ile KEV arasında iletişim kurmak, güncel iletişim bilgilerini paylaşmak;
• Temsil ettiği dönemde Kepirtepe’de okuyan, çalışan, Kepirtepe’den mezun olmuş ya da olmamış tüm Kepirtepelilerin kişisel bilgilerini ve güncel iletişim bilgilerini KVKK ve KEV Gizlilik Politikası’na uygun şekilde temin ederek vakıf yönetimine iletmek;
• KEV basılı, görsel ve çevrimiçi yayınlarının temsil ettiği dönemden Kepirtepelilere ve ilgililere yaygınlaştırılmasını sağlamak;
• Kepirtepeliler Günü ve diğer etkinlik ve toplantılara katılım sağlamak üzere temsil ettiği dönemden Kepirtepelilerin katılımını teşvik etmek;
• Yılda iki defa, Şubat ve Temmuz aylarında yazılı faaliyet raporunu yönetim kuruluna sunmak;
• KEV yönetim kurulu tarafından verilen görevleri yerine getirmek;
• Kepirtepe değerlerini yaşamak ve yaşatmak.

Temsilciliklerin Denetimi

Temsilciliklerce yürütülen faaliyetlerden vakıf yönetimi ile birlikte temsilci de sorumludur. Temsilcilikler, yönetim kuruluna sunacakları faaliyet raporları baz alınarak yönetim kurulu, denetleme kurulu ve genel kurul tarafından denetlenebilir. Temsilciliklerin denetimi sonucunda; vakıf amacının gerçekleştirilmesine yeterince katkı sağlamadığı, vakıf senedine aykırı işlem yaptığı tespit edilenler ile beyanda bulunulmadan temsilciliğin faaliyete geçirilmesi halinde temsilciliğin kapatılması ya da temsilcinin değiştirilmesi görüşü vakıf merkezine bildirilir.

Vakıf yönetim kurulu, temsilcilik denetim faaliyetleri neticesinde verimli çalışmadığına ya da Kepirtepe değerlerine aykırı davrandığına kanaat getirdiği temsilciyi görevden alabilir; gerekli gördüğü durumda gerekçe sunmaksızın temsilcilik görevini sonlandırabilir.

Yönetmeliği pdf dokümanı olarak indirmek için tıklayınız.